Supervisi magang bukan hal yang mudah dilakukan ketika prosesnya mulur-mungkret dalam jejaring manusia-artefak-prosedur. Beberapa hari yang lalu saya menerima rentetan surel yang lumayan “mengagetkan” dari seorang mahasiswa bimbingan magang, sebut saja AJ, yang sudah nyaris selesai dengan tahap pemberkasan laporan magangnya, tapi ada “something in the way.” Isi surelnya bukan tentang teori komunikasi, bukan pula tentang metodologi penelitian. Ia hanya sedang panik.
“Selamat sore Bapak Hendar dan Ibu penguji, semoga Bapak dan Ibu selalu dalam keadaan sehat. Saya izin memberikan informasi, dimana saya telah mengupload Post Exam Report ke dalam portal Pro-Step. Namun setelah mengupload ternyata ada sedikit kesalahan di bagian Halaman Awal – Lembar Pengesahan, dimana saya merename file yang belum tertandatangan. Mohon maaf sebelumnya atas kelalaian saya, Bapak dan Ibu. Saya akan mengupload ulang file tersebut yang benar saat saya sudah memiliki akses tersebut untuk mengupload ulang file saya. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya, Bapak dan Ibu. Saya berterima kasih atas waktu dan perhatian Bapak Hendar dan Ibu Penguji […]”
Jadi, menurut ingatannya, setelah memperoleh revisi minor dari perpustakaan, ia justru mengunggah kembali versi lama laporan magangnya ke sistem. Ia takut semuanya harus diulang. Ia bahkan sudah mulai membayangkan kemungkinan terburuk apabila batas waktu administrasi terlampaui.
Sebagai dosen pembimbing, dengan reassuring saya merespon berikut “Dear AJ, biasanya proofreading dilakukan sebelum submission. Rupanya sekarang submission menjadi bagian dari proofreading.”
11 menit kemudian, dia kembali mengirimkan surel dengan wording berikut, “Sekali lagi saya memohon maaf atas kelalaian saya, Bapak dan Ibu. Dikarenakan banyak file yang saya save dalam komputer menyebabkan saya tertukar pada saat menamakan file sebelum diupload. Sekali mohon maaf sekali Bapak dan Ibu, hal ini terjadi karena ketidaksengajaan saya.” (bold saya tambahkan, bukan darinya)
Ternyata setelah dikonfirmasi oleh pihak perpustakaan, file yang tersimpan di sistem justru sudah merupakan versi yang benar. Tidak ada kesalahan unggah. Yang keliru hanyalah ingatannya mengenai apa yang telah ia lakukan beberapa waktu sebelumnya.
Peristiwa di atas tampaknya receh dan inconsequential tapi lumayan membuat saya berefleksi sejenak.
Selama enam bulan terakhir, sejak Februari hingga Juli 2026, saya cukup intensif mendampingi mahasiswa magang dan skripsi. Bersamaan dengan itu saya juga mengembangkan beberapa perangkat administrasi supervisi seperti Submission Gate Form (SGF), Checklist Presisi (CP), Checklist Pascasidang Magang (CPM), serta berbagai jejak dokumentasi lain yang bagi sebagian mahasiswa mungkin dianggap “menambah-nambahi beban administratif”.
Selama ini saya selalu menjelaskan bahwa formulir-formulir tersebut dibuat agar proses supervisi lebih rapi. Namun setelah membaca kembali Husserl beberapa hari terakhir, saya merasa alasan itu ternyata belum cukup mendasar.
Dalam The Phenomenology of Internal Time-Consciousness, Husserl ([1928-1930] 1964; yang saya baca versi penerbitan Indiana University Press tahun 2019) menunjukkan bahwa pengalaman manusia selalu berlangsung dalam aliran waktu. Apa yang baru saja terjadi tidak pernah hadir kembali secara persis sama dalam kesadaran. Ia bertahan sebagai retention, jejak dari pengalaman yang terus mengalami modifikasi seiring bergeraknya waktu. Kita sering merasa yakin terhadap apa yang kita ingat, padahal keyakinan itu tidak selalu identik dengan apa yang sungguh-sungguh terjadi.
Kasus mahasiswa saya tadi merupakan contoh yang sangat sederhana. Ia tidak berbohong. Ia juga tidak sedang mencari alasan. Ia sungguh percaya bahwa dirinya telah mengunggah dokumen yang salah. Akan tetapi, sistem dokumentasi memperlihatkan sesuatu yang berbeda.
Barangkali formulir-formulir itu bukan sekadar instrumen administrasi. Ia juga bukan sekadar checklist yang harus dipenuhi mahasiswa. Di situlah saya mulai memandang SGF dan CPM secara berbeda. Selama ini saya menganggap keduanya sekadar instrumen administrasi. Namun, setelah membaca karya Husserl ([1964] 2019) pertanyaannya kemudian berubah: mungkinkah sebuah formulir sebenarnya ikut mengambil bagian dalam cara manusia mengingat?
Refleksi pendek di atas kemudian membawa saya kepada gagasan Edwin Hutchins (1995, 2006). Dalam sebuah bab yang memperkenalkan perspektif distributed cognition, Hutchins (2006) menegaskan bahwa distributed cognition bukanlah jenis kognisi tertentu, melainkan suatu cara mempelajari seluruh proses kognitif. Gagasannya bertolak dari premis bahwa cognitive processes are always distributed in some way.
Lebih jauh lagi, Hutchins menjelaskan bahwa dari sudut pandang budaya, kognisi selalu terdistribusi melalui waktu, antara manusia dengan lingkungan yang dibentuk secara kultural, serta di antara individu-individu dalam pengaturan sosial. Hutchins bahkan mengingatkan bahwa lingkungan dapat dipahami sebagai external memory, sementara berbagai cognitive artifacts mengubah cara manusia menyelesaikan tugas-tugas kognitif. Menurut saya, di sinilah SGF memperoleh makna baru. SGF bukan sekadar formulir administrasi. Ia dapat dipahami sebagai cognitive artifact yang menjalankan fungsi externalized retention—yakni mempertahankan kesinambungan pengalaman administratif di luar ingatan individual.
Jelujur pemikiran Hutchins membuat saya berhenti membaca sejenak. Bukankah persoalan mahasiswa saya juga bukan semata-mata persoalan ingatan individual? Yang “mengingat” proses supervisi ternyata bukan hanya dirinya. Email, PROSTEP, SGF, CPM, hingga arsip perpustakaan (KC) secara kolektif mempertahankan jejak pengalaman administratif yang telah berlangsung.
Jika Hutchins membantu saya memahami bagaimana proses kognitif dapat tersebar di antara manusia, artefak, dan lingkungan, gagasan Luciano Floridi tentang bagaimana tanggung jawab moral berubah dalam infosphere (Floridi, 2013, 2014; lihat juga Putranto, 2025, 2026) mengingatkan saya bahwa ketika tindakan manusia semakin dimediasi oleh sistem informasi, tanggung jawab etis pun tidak selalu dapat direduksi menjadi persoalan individu semata. Kedua perspektif tersebut tidak identik, tetapi bersama-sama membuka ruang untuk mempertanyakan kembali bagaimana kita membaca praktik supervisi akademik.
Dengan demikian, ketika seorang mahasiswa berkata, “Maaf Pak, saya pikir berkasnya sudah saya unggah ke PROSTEP,” saya tidak lagi tergesa-gesa membacanya semata-mata sebagai bentuk individual apology atas kelalaian personal. Pernyataan tersebut juga dapat dibaca sebagai jejak dari suatu ekologi kognitif yang lebih luas, tempat ingatan, artefak dokumenter, prosedur administratif, dan sistem informasi saling menopang sekaligus saling mengoreksi. Dalam konteks inilah saya mulai bertanya apakah retensi—dalam pengertian Husserlian—juga dapat dipahami sebagai sesuatu yang terdistribusi melalui jaringan dokumentasi yang menopang praktik supervisi akademik.
Terus terang, saya belum menemukan istilah yang persis untuk menggambarkan kemungkinan tersebut dalam literatur yang saya baca. Untuk sementara, for lack of a better term, saya menyebutnya distributed retention.
Jadi, yang terdistribusi bukan hanya proses berpikir (Hutchins) ataupun tanggung jawab moral (Floridi), melainkan juga retensi mengenai apa yang sungguh telah terjadi. Dalam supervisi akademik, ingatan tentang kapan dokumen dikirim, versi mana yang telah disetujui, siapa yang memberi revisi, dan bagaimana proses itu berlangsung, tidak lagi hanya berada di dalam kepala mahasiswa atau dosen. Ia tersebar di dalam email, sistem PROSTEP, SGF, CPM, arsip perpustakaan, serta berbagai jejak dokumentasi lainnya.
Jika demikian, fungsi dokumentasi sesungguhnya bukan untuk menunjukkan bahwa kita tidak percaya kepada mahasiswa. Justru sebaliknya. Dokumentasi hadir karena kita memahami bahwa manusia memiliki keterbatasan. Sistem yang baik bukanlah sistem yang menggantikan manusia, melainkan sistem yang menolong manusia tetap berpegang pada realitas melalui laporan, catatan, dan jejak dokumentasi ketika ingatan individual mulai bergeser. Sebagaimana diingatkan Borgmann (1999, h. 1), tanpa reports and records, pengalaman manusia dengan cepat akan tenggelam ke dalam ignorance and forgetfulness.
Saya tidak tahu apakah istilah distributed retention akan bertahan sebagai sebuah konsep.
Bisa jadi beberapa bulan lagi saya menemukan istilah yang lebih tepat, atau justru menyadari bahwa gagasan ini sudah pernah dirumuskan oleh orang lain dengan nama berbeda. Namun setidaknya, hari ini saya belajar satu hal: kadang-kadang penemuan konseptual tidak lahir dari ruang seminar atau tumpukan teori, melainkan dari rentetan surel sederhana yang dikirimkan mahasiswa magang bimbingan saya yang awalnya, mungkin, takut gagal dan khawatir disalahkan.
Daftar Pustaka
Borgmann, A. (1999). Holding on to reality: The nature of information at the turn of the millennium. University of Chicago Press.
Floridi, L. (2013). The ethics of information. Oxford University Press.
Floridi, L. (2014). The fourth revolution: How the infosphere is reshaping human reality. Oxford University Press.
Husserl, E. ([1928–1930] 2019). The phenomenology of internal time-consciousness. (M. Heidegger, Ed.; J. S. Churchill, Trans.; C. O. Schrag, Intro.). Indiana University Press. (Original work published 1964)
Husserl, E. (1970). The origin of geometry. In The crisis of European sciences and transcendental phenomenology (D. Carr, Trans., pp. 353–378). Northwestern University Press.
Hutchins, E. (1995). Cognition in the wild. MIT Press.
Hutchins, E. (2006). The distributed cognition perspective on human interaction. In N. J. Enfield & S. C. Levinson (Eds.), Roots of human sociality: Culture, cognition and interaction (pp. 375–398). Routledge.















